Pendant le service, personne ne peut répondre à chaque sonnerie. Heep écrit au client manqué, par WhatsApp ou SMS, en quelques secondes, puis gère sa demande jusqu'à la réservation.
Vos équipes sont en salle, en cuisine, en plein coup de feu. Le téléphone sonne. Personne ne peut décrocher. Le client raccroche et essaie le restaurant d'à côté.
Trois temps, aucun geste de votre équipe.
Ligne occupée, personne de libre, appel hors horaires : dès que l'appel reste sans réponse, Heep le détecte et passe à l'écrit. Deux montages possibles, un numéro Heep avec Heep Phone, ou le renvoi d'appel de votre opérateur vers votre numéro Heep.
En quelques secondes, il reçoit un WhatsApp au nom de votre restaurant, ou un SMS si son numéro n'est pas sur WhatsApp. Il sait qu'on s'occupe de lui, même si personne n'a décroché.
Réservation, modification, annulation, question sur les horaires ou la carte : Heep répond comme un membre de votre équipe, avec vos règles, et écrit la réservation dans votre logiciel.
Le client qui a raccroché reçoit un message au nom de votre restaurant. Il répond comme il répondrait à un ami : « une table pour 4 ce soir vers 20 h 30 ? ». Heep vérifie vos disponibilités, propose un créneau, confirme, et écrit la réservation dans votre logiciel. Si le client signale une allergie, une poussette ou une envie de terrasse, l'information est notée sur la réservation.
Tout se passe dans votre inbox Heep, sur le web, sur l'app mobile ou sur l'app de bureau. Chaque conversation issue d'un appel manqué porte le libellé « appel manqué », et vous pouvez reprendre la main à tout moment. Le détail des réservations, des rappels et des relances est sur la page Réservations.
Deux choses : de quoi faire arriver l'appel jusqu'à Heep, et un numéro WhatsApp Business (fourni par Heep, ou le vôtre). Pour la première, vous avez le choix entre Heep Phone, qui porte ou crée votre numéro et règle les sonneries dans Heep, et le renvoi d'appel sur non-réponse activé chez votre opérateur. L'équipe Heep s'occupe de la vérification Meta avec vous, et vous testez sur votre propre téléphone avant d'ouvrir aux clients. Les étapes et les délais sont détaillés sur la page Mise en service.
Pour estimer ce que représentent vos appels manqués et ce que Heep peut en rattraper, voir Appels manqués au restaurant et nos tarifs.
Chaque appel manqué est compté, daté et suivi jusqu'à la réservation. Vous savez à quelle heure ça sonne dans le vide, ce que Heep en a fait, et ce que ça vous a rapporté.
On préfère vous le dire avant la démo.
La conversation apparaît dans votre inbox Heep comme n'importe quelle autre, avec le libellé « appel manqué ».
Heep reconnaît un fixe et ne lui envoie jamais de SMS. Ces appels sont quand même comptés et listés dans votre journal d'appels, pour que votre équipe sache lesquels méritent un rappel.
Vous décidez ce que Heep gère seul et ce qu'il vous transmet. Sur une demande complexe, il vous notifie et vous passe la main. Vous reprenez la conversation depuis l'inbox ou l'app mobile, sans que le client change de fil.
Vous expliquez à Heep comment fonctionne votre restaurant en lui écrivant, comme à un nouveau collègue. Horaires, règles de réservation, ton : c'est tout.
Heep travaille en arrière-plan. Vous gardez votre numéro, vos téléphones sonnent comme avant, votre logiciel de réservation reste la source de vérité.
De deux façons, au choix. Avec [Heep Phone](/fonctionnalites/heep-phone), votre numéro est porté ou créé dans Heep : vos postes sonnent dans l'ordre que vous avez fixé, et l'appel qui n'est pas pris bascule tout seul à l'écrit. Sans Heep Phone, vous activez chez votre opérateur un renvoi d'appel sur non-réponse et sur occupation vers le numéro Heep de votre restaurant, avec un code du type *21* ou dans les réglages de votre ligne VoIP. Dans les deux cas, vous gardez votre numéro, vos téléphones sonnent comme avant, et dès qu'un appel bascule vers Heep il est compté comme manqué.
Non. Heep ne prend pas l'appel : il le rattrape par écrit. Le client reçoit un WhatsApp ou un SMS dans la foulée, et Heep gère sa demande dans ce fil. C'est un choix : à l'écrit, le client garde une trace, répond quand il veut, et vous pouvez relire et reprendre la conversation.
WhatsApp si le numéro y est joignable, SMS sinon. Le client répond dans le canal qu'il utilise déjà, et la conversation continue au même endroit dans votre inbox. Le premier message est le vôtre : nom du restaurant, ton, mention du service en cours, question posée. Heep applique ensuite vos règles pour la suite.
Un fixe ne peut pas recevoir de message. Heep reconnaît le type de ligne et n'envoie jamais de SMS à un fixe. Ces appels restent comptés et visibles dans votre journal d'appels et vos analytics, pour que votre équipe décide de rappeler ou non.
Il ne devine pas. Sur une allergie, une demande de groupe hors de vos règles ou une décision qui vous revient, il prévient votre équipe par notification et attend votre réponse. Vous reprenez la conversation sans que le client ne change de fil, et vous pouvez mettre l'IA en pause sur un échange à tout moment.
Oui, 24 h sur 24. Heep applique vos horaires : il peut proposer le prochain service ouvert, prendre une réservation pour un autre jour ou simplement répondre aux questions. Vous pouvez aussi limiter Heep à certaines plages, par exemple uniquement pendant le service ou uniquement hors horaires.
Non. Heep ne prend pas l'appel. Quand personne ne peut répondre en salle, il écrit au client par WhatsApp, ou par SMS si le numéro n'a pas WhatsApp, en quelques secondes. Il gère ensuite la demande par écrit : réservation, modification, question sur la carte ou les horaires.
Votre client entend d'abord un message d'accueil qui le prévient qu'il va être recontacté par écrit. Il sait donc d'où vient le message qui arrive juste après.
Heep Phone ne change rien à cela. La téléphonie intégrée de Heep fait sonner vos postes et garde l'historique des appels ; elle ne met aucune voix sur la ligne.
C'est la téléphonie intégrée à Heep. Nous portons le numéro de votre restaurant depuis votre opérateur, ou nous vous en créons un. L'appel sonne ensuite sur les postes que vous avez choisis, l'un après l'autre ou tous en même temps, avec vos règles d'escalade. Chaque appel entrant laisse une ligne dans votre journal, et si le numéro est connu de votre logiciel de réservation, le nom du client s'affiche.
Heep Phone ne décroche pas. Quand personne ne prend l'appel, le client reçoit un WhatsApp ou un SMS, exactement comme avec le renvoi d'appel de votre opérateur. Ce que Heep Phone remplace, c'est ce renvoi bricolé, pas votre équipe.
En quelques secondes après l'appel non décroché. Le client est pris en charge pendant qu'il a encore son téléphone en main, même si personne n'a pu répondre en salle.
Le délai d'envoi se règle par établissement. Certains restaurants laissent quelques instants à l'équipe pour rappeler, d'autres envoient le message immédiatement.
De deux façons, au choix. Avec Heep Phone, votre numéro est porté ou créé dans Heep : vos postes sonnent dans l'ordre que vous avez réglé, et l'appel que personne ne prend bascule tout seul à l'écrit. Sinon, nous vous fournissons un numéro dédié et vous activez sur votre ligne un renvoi d'appel vers ce numéro quand personne ne répond, après un certain nombre de sonneries. Dans les deux cas, dès qu'un appel n'est pas pris, Heep le voit et écrit au client sur WhatsApp, ou par SMS s'il s'agit d'un mobile sans WhatsApp.
Un appel passé depuis un téléphone fixe n'est jamais relancé par SMS : Heep vérifie le type de ligne avant d'envoyer. Les appels décrochés par votre équipe ne déclenchent rien.
Oui, avec tous les opérateurs qui proposent le renvoi d'appel sur non-réponse, c'est-à-dire la quasi-totalité des opérateurs en France et en Europe : Orange, SFR, Bouygues, opérateurs professionnels et standards téléphoniques d'entreprise.
L'activation se fait en tapant un code depuis votre téléphone ou depuis l'espace client de votre opérateur. Nous vous donnons la procédure exacte pour votre ligne. Si plusieurs téléphones sonnent dans votre restaurant, nous réglons le renvoi avec vous.
Vous pouvez aussi vous passer du renvoi : avec Heep Phone, nous portons votre numéro ou nous vous en créons un, et l'ordre des sonneries se règle directement dans Heep.
Heep vous écrit sur WhatsApp comme il écrirait à vos clients, avec vos horaires et vos règles. Vous jugez sur pièce, puis vous démarrez quand vous voulez.