Le numéro WhatsApp et le dossier Meta
Heep ouvre le numéro au nom vérifié de votre restaurant via le parcours officiel de Meta, prépare le dossier de vérification avec vous et suit la validation.
Mise en service
Heep répond à vos clients en quelques jours, pas en quelques mois.
Pas de chantier informatique. On branche vos canaux un par un, on raccorde votre logiciel de réservation et on remplit la mémoire de votre restaurant avec vous. La configuration se fait en quelques minutes par étape ; le tout prend quelques jours, le temps que Meta et votre éditeur valident les accès.
Avant de commencer
Ce qu'il faut avoir sous la main.
Rien d'exotique : des accès que vous avez déjà. Si l'un d'eux manque, on le règle ensemble pendant la mise en service.
Un compte Meta BusinessC'est le compte qui porte WhatsApp Business, votre page Facebook et votre compte Instagram professionnel. Si vous n'en avez pas, il se crée en quelques minutes ; on vous guide.La fiche WhatsApp
Les accès administrateur à vos comptes Instagram et FacebookUn compte Instagram professionnel relié à votre page Facebook. Sans le rôle administrateur, Meta refuse le branchement : vérifiez qui l'a chez vous.La fiche Instagram
Un accès à votre logiciel de réservationUn compte administrateur Zenchef, SevenRooms, TheFork ou autre. Selon le logiciel, il faut demander un accès à votre éditeur : on vous dit quoi demander, et à qui.Toutes les intégrations
Votre espace client opérateurPour activer le renvoi des appels non répondus vers Heep. Ligne fixe, mobile ou standard VoIP : tous les opérateurs qui proposent un renvoi d'appel conviennent.Ce que devient un appel manqué
La boîte mail du restaurantVous gardez votre adresse. Il suffit de pouvoir y créer une règle de transfert.La fiche e-mail
Votre carte et vos règles maisonLa carte en PDF ou un lien vers votre site, vos horaires, vos règles de groupe, ce que vous ne faites pas. Tout ce que vous répétez au téléphone dix fois par jour.La mémoire du restaurant
Qui fait quoi
Vous n'avez pas grand-chose à faire, et jamais seul.
La mise en service se fait avec un membre de l'équipe Heep. Voici le partage des rôles, pour que vous sachiez exactement ce qui vous attend.
Heep s'en occupe
Le raccordement de votre logiciel de réservation
Notre équipe fait le branchement avec vous et vous dit précisément quel accès demander à votre éditeur, et à qui l'adresser.
La lecture de votre carte et de votre fiche Google
Heep extrait les informations de votre carte en PDF ou du lien vers votre site, et reprend nom, adresse, horaires et photos depuis votre fiche Google.
La session de mise en service et la formation de l'équipe
En visio ou par téléphone, on branche les canaux avec vous, puis on montre à votre équipe comment lire l'inbox et reprendre la main.
À vous de jouer
Autoriser Heep sur vos comptes
Le rôle administrateur sur votre page Facebook et votre compte Instagram professionnel, en quelques écrans.
Créer la règle de transfert de votre boîte mail
Depuis Gmail, Outlook ou votre webmail : l'assistant de connexion vous montre où cliquer et confirme que le transfert fonctionne.
Activer le renvoi sur non-réponse chez votre opérateur
Depuis votre espace client, avec la marche à suivre que nous vous donnons pour votre opérateur.
Répondre au questionnaire, puis relire les premières réponses
Depuis votre téléphone, à l'écrit ou en dictant. Les premiers jours, vous relisez ce que l'assistant écrit et vous complétez la mémoire en un clic.
Les étapes
Un canal à la fois, dans l'ordre qui vous arrange.
La plupart des restaurants commencent par les appels manqués et WhatsApp, puis ajoutent Instagram et l'e-mail. Rien n'oblige à tout brancher le premier jour.
- 01
Ouvrir votre compte Heep
Vous vous inscrivez sur le web ou depuis l'application mobile, avec votre adresse ou votre compte Google. Heep retrouve la fiche Google de votre restaurant : nom, adresse, horaires et photos se remplissent seuls. Vous vérifiez, vous corrigez si besoin.
En savoir plus - 02
Brancher WhatsApp Business
Deux options. Soit Heep vous fournit un numéro dédié, au nom vérifié de votre restaurant, via le parcours officiel de Meta : vous suivez les écrans, vous recevez un code, c'est branché. Soit vous gardez votre numéro et votre application WhatsApp Business actuelle : c'est la coexistence, Heep lit et répond à côté de vous. Dans les deux cas, un lien reçu par SMS suffit pour lancer le branchement depuis votre téléphone.
En savoir plus - 03
Relier Instagram et Messenger
Vous autorisez Heep sur votre compte Instagram professionnel et votre page Facebook. Les messages privés, les mentions en story et les messages Messenger arrivent dans la même inbox, traités par le même assistant.
En savoir plus - 04
Brancher l'e-mail par transfert
Heep vous donne une adresse de réception. Vous créez une règle de transfert depuis votre boîte actuelle (Gmail, Outlook, OVH...), l'assistant de connexion vous montre où cliquer et confirme le transfert. Vous gardez votre adresse : vos clients ne voient rien changer. Heep lit, trie, répond ou vous transmet.
En savoir plus - 05
Renvoyer les appels non répondus
Chez votre opérateur, vous activez un renvoi sur non-réponse vers le numéro que Heep vous indique. Vous choisissez la durée de sonnerie avant renvoi et, si vous le souhaitez, les plages horaires. Quand personne ne répond, le client entend un message d'accueil à votre nom, puis reçoit un WhatsApp (ou un SMS s'il n'a pas WhatsApp) où Heep prend sa demande. On vous donne la marche à suivre pour votre opérateur.
En savoir plus - 06
Raccorder votre logiciel de réservation
Zenchef, SevenRooms, TheFork, OpenTable, Resy, Guestonline, Resengo, Tock, Servme ou Zomato : notre équipe fait le raccordement avec vous. Selon le logiciel, il faut demander un accès à votre éditeur, ce qui peut prendre quelques jours. Une fois relié, Heep consulte vos disponibilités et la réservation est écrite dans votre logiciel. Sans logiciel, Heep prend la demande et la transmet à votre équipe.
En savoir plus - 07
Remplir la mémoire de votre restaurant
Vous répondez à un questionnaire depuis votre téléphone, sans vous connecter, à l'écrit ou en dictant. Vous déposez votre carte en PDF ou un lien vers votre site : Heep en extrait les informations. Vos horaires viennent de votre fiche Google. Ensuite, vous ajoutez des consignes au fil de l'eau, y compris datées : « terrasse fermée ce soir ».
En savoir plus - 08
Tester, puis ouvrir
Vous testez l'assistant dans un bac à sable, sans client réel. Vous choisissez ses horaires d'activité, son niveau de liberté et ce qui vous est toujours transmis. Les premiers jours, vous relisez ses réponses dans l'inbox ; quand il ne sait pas, il vous pose la question au lieu d'inventer, et vous complétez la mémoire en un clic.
En savoir plus
Côté Meta
WhatsApp : numéro fourni ou numéro conservé, à vous de choisir.
C'est la question qui revient dans presque toutes les démos. Les deux marchent ; voici ce que chaque option change pour vous.
Numéro dédié fourni par Heep
Un nouveau numéro WhatsApp Business au nom vérifié de votre restaurant, ouvert via le parcours officiel de Meta. Vous lisez et répondez dans Heep (web, mobile, ordinateur), pas dans l'application WhatsApp. C'est l'option la plus simple si votre numéro actuel est votre ligne fixe ou un téléphone personnel.
Comment Heep utilise WhatsAppVotre numéro et votre app WhatsApp Business
En coexistence, vous gardez votre numéro, votre historique et votre application. Heep répond à côté de vous, et tout ce qu'il fait apparaît dans votre app comme dans Heep. À choisir si vos clients ont déjà ce numéro en tête.
Vérification Meta : on s'en occupe avec vous
Meta vérifie le nom affiché et, parfois, votre entreprise. Cela prend en général quelques jours ouvrés. Notre équipe prépare le dossier avec vous et suit la validation. Pour un groupe, un seul Business Manager Meta peut porter tous les établissements.
Délais réels
Ce qui dépend de vous, de Meta et de votre éditeur.
Nous préférons vous donner les vrais délais plutôt qu'une promesse de quelques minutes qu'on ne tiendrait pas.
- Le jour mêmeCe que vous réglez vous-même
Compte Heep, fiche Google, Instagram, Messenger, transfert e-mail, renvoi d'appel chez votre opérateur, premier remplissage de la mémoire. Chaque étape se règle en quelques minutes.
Vous - Quelques joursCe qui dépend de Meta et de votre éditeur
La validation du nom et du numéro WhatsApp par Meta, et l'accès à votre logiciel de réservation quand il faut le demander à l'éditeur. Ce sont les deux étapes que nous ne maîtrisons pas seuls.
Meta et votre éditeur - Au totalQuelques jours dans la plupart des cas
Un peu plus si Meta demande des justificatifs sur votre entreprise ou si votre éditeur tarde à ouvrir l'accès. Pendant ce temps, les canaux déjà branchés fonctionnent.
Ensemble
Accompagnement
Vous n'êtes jamais seul devant un écran.
La mise en service est faite avec un membre de l'équipe Heep, pas avec un tutoriel.
Une session de mise en service avec l'équipeEn visio ou par téléphone, on branche les canaux avec vous, on raccorde votre logiciel et on remplit la mémoire ensemble.
Formation de votre équipeComment lire l'inbox, reprendre la main, signaler une erreur, ajouter une consigne. Sur ordinateur ou sur l'application mobile, avec des notifications par personne.Les applications
Support humain en semaineDepuis l'application, par WhatsApp, par e-mail ou par téléphone, du lundi au vendredi. Un message signalé dans l'inbox devient un ticket suivi par l'équipe.
Bilan de période d'essaiÀ la fin de l'essai, vous recevez un bilan écrit : conversations traitées, réservations, appels manqués rattrapés. Utile pour décider, ou pour convaincre vos associés et votre direction.
Pour les groupes : un établissement d'abordOn démarre sur une adresse, on ajuste, puis on déploie les autres avec les mêmes réglages, des rôles par établissement et une vue groupe.Le multi-établissements
Après le lancementVous ajustez ses horaires, son ton et ses consignes quand vous voulez, depuis l'application ou en lui écrivant. L'équipe reste joignable pour tout changement de carte, de numéro ou de logiciel.Ce que vous gardez en main
Ils sont passés par là
La prise en main, racontée par ceux qui l'ont faite.
Heep nous a étonnés par son efficacité et sa facilité de prise en main. Très rapidement nous avons pu solutionner un sujet de requêtes téléphoniques. L'outil est simple à prendre en main, efficace au quotidien, et un support réactif à toute épreuve.
HéloïseDirectrice communication · Moma Group
Déployé sur l'ensemble de nos établissements, Heep nous donne entière satisfaction. Prise en main rapide, suivi efficace et support réactif. Exactement ce qu'on attendait.
DavidCo-fondateur · Hot Hot Groupe
Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose avant de brancher.
Que dois-je préparer côté WhatsApp et Meta ?
Un compte Meta Business et le rôle administrateur sur votre page Facebook et votre compte Instagram professionnel. Pour WhatsApp, soit Heep vous fournit un numéro dédié au nom vérifié de votre restaurant, soit vous gardez votre numéro et votre application WhatsApp Business en coexistence. Notre équipe prépare la vérification Meta avec vous ; elle prend en général quelques jours ouvrés.
Puis-je garder mon numéro et continuer à utiliser mon app WhatsApp Business ?
Oui, c'est le mode coexistence : vous gardez votre numéro, votre historique et votre application. Heep répond en parallèle et tout reste visible des deux côtés. Si vous préférez un numéro séparé, Heep vous en fournit un et vous lisez tout dans Heep.
Comment Heep sait qu'un appel a été manqué ?
Vous activez chez votre opérateur un renvoi sur non-réponse vers le numéro que Heep vous indique. Quand personne ne répond après la durée de sonnerie que vous avez choisie, l'appel arrive chez Heep : le client entend un message d'accueil, puis reçoit en quelques secondes un WhatsApp, ou un SMS s'il n'a pas WhatsApp. Cela fonctionne avec les lignes fixes, mobiles et les standards VoIP. Heep ne répond pas au téléphone à votre place : il rattrape l'appel par message.
Je dois changer d'adresse e-mail ?
Non. Vous gardez votre adresse et vous créez une règle de transfert vers l'adresse de réception que Heep vous donne. L'assistant de connexion vous guide pas à pas et confirme que le transfert fonctionne. Vos clients continuent d'écrire à la même adresse.
Ça marche avec mon logiciel de réservation ?
Heep écrit la réservation dans Zenchef, SevenRooms, TheFork, OpenTable, Resy, Guestonline, Resengo, Tock, Servme et Zomato. Selon le logiciel, il faut demander un accès à votre éditeur ; sur SevenRooms, cet accès dépend de votre région et de votre contrat. Sur Zenchef, on vous conseille de désactiver Zen Call pour éviter les doublons. Si votre logiciel n'est pas dans la liste, parlez-en nous en démo.
Et si je n'ai pas de logiciel de réservation ?
Heep fonctionne quand même : il répond aux questions, qualifie la demande (date, heure, nombre de couverts, occasion) et la transmet à votre équipe, qui confirme. Il ne peut simplement pas consulter vos disponibilités ni écrire la réservation à votre place.
Combien de temps avant que Heep réponde à mes clients ?
Quelques jours dans la plupart des cas. Le compte, Instagram, l'e-mail, le renvoi d'appel et la mémoire se règlent le jour même ; la validation Meta et l'accès à votre logiciel prennent quelques jours. Chaque étape de configuration se fait en quelques minutes, et les canaux déjà branchés fonctionnent sans attendre les autres.
Puis-je commencer par un seul canal ?
Oui, et c'est ce que nous conseillons. La plupart des restaurants commencent par les appels manqués et WhatsApp, regardent les premières conversations, puis ajoutent Instagram, Messenger et l'e-mail.
Comment Heep apprend-il mon restaurant ?
Par un questionnaire que vous remplissez depuis votre téléphone, à l'écrit ou en dictant, par votre carte en PDF ou un lien vers votre site, et par votre fiche Google pour les horaires. Quand il ne sait pas répondre, il vous transmet la question et vous ajoutez l'information en un clic. Vous pouvez aussi laisser des consignes datées qui disparaissent seules.
Nous avons plusieurs établissements : on fait comment ?
On met en service un premier établissement, on ajuste, puis on déploie les autres avec les mêmes réglages. Un seul Business Manager Meta peut porter tous les numéros. Chaque équipe voit son établissement, la direction a la vue groupe.
Pour aller plus loin
Les pages à regarder avant votre démo.
Les intégrationsLes logiciels de réservation, les canaux et ce que Heep sait faire avec chacun, fiche par fiche.Voir les intégrations Les tarifsLe prix au pack de messages, les messages offerts au démarrage et ce qui est inclus pour un groupe.Voir les tarifs Les fonctionnalitésAppels manqués, messagerie, e-mail, réservations, avis : ce que l'assistant fait une fois branché.Voir les fonctionnalités
Prêt à brancher
Voyons ensemble ce qu'il faut préparer chez vous.
Trente minutes en visio : on regarde vos canaux, votre logiciel de réservation et votre ligne, et on vous dit exactement quoi préparer et en combien de temps.