Le client demande une table
Par WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail ou après un appel manqué. Heep comprend la date, l'heure, le nombre de couverts et les précisions du client, dans sa langue. Il pose les questions qui manquent.
Réservations prises par message, écrites dans votre logiciel.
Un client demande une table par WhatsApp, Instagram, SMS ou e-mail. Heep vérifie vos disponibilités réelles, écrit la réservation dans Zenchef, SevenRooms ou votre logiciel de réservation, puis la suit jusqu'au service. Rien à ressaisir.
Disponibilités réelles de votre logicielEmpreinte bancaire via le lien de votre logicielRappel la veille, table libérée si annulation
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A. Da Silva+33 6 ·· ·· ·· 09 · WhatsApp
Marquer traitéBonsoir, une table pour 6 samedi soir vers 20 h ?
Vérification des disponibilités · Zenchef
20 h 00 est complet samedi. Je peux vous placer à 19 h 45 ou à 21 h 15, comme vous préférez.
Envoyé · WhatsApp21 h 15 nous va très bien. Au nom de Da Silva.
Réservation créée · Zenchefsam. · 21:15 · 6 couverts · Da Silva
C’est enregistré. Vous recevrez un rappel la veille, modifiable en un message.
Envoyé · WhatsAppÉcrire une réponse manuelle…IA activeEnvoyer
sam. 20:00 · 6 couverts
19:456 couverts20:00complet21:156 couverts
réponse du logicielRenard · 19:304 couverts · WhatsApp
confirméeBassi · 20:152 couverts · Instagram
confirméeDa Silva · 21:156 couverts · WhatsApp
écrite par HeepLe constat
Une réservation prise par message, c'est une réservation à ressaisir. Ou à oublier.
Le client écrit sur WhatsApp à 22 h. Quelqu'un lit, répond « oui, c'est noté », puis retourne en salle. Le lendemain, la table n'est dans aucun logiciel. Ou elle y est deux fois. Le planning ne dit plus la vérité.
01Vos règles vivent dans votre logiciel : capacités, services, délai d'empreinte, conditions d'annulation. Une réservation prise à côté les ignore.
02Un client qui reçoit un lien d'empreinte et ne va pas au bout n'est relancé par personne. La table reste en suspens.
03Heep écrit directement dans votre logiciel, applique ses règles et relance ce qui n'est pas terminé.
Comment ça marche
Comment Heep travaille à votre place.
Trois temps, aucun geste de votre équipe.
Heep vérifie, puis écrit dans votre logiciel
Il interroge votre logiciel de réservation au moment de la demande et ne propose que des créneaux réellement disponibles. La réservation est créée avec le nom, les couverts, la note pour la cuisine et, si vos règles le demandent, le lien d'empreinte bancaire de votre logiciel.
La réservation vit jusqu'au service
Rappel la veille, confirmation ou annulation en un message, table libérée dans votre logiciel si le client annule. Une réservation non finalisée est relancée. Vous voyez chaque étape dans votre inbox.
Ce que Heep gère
Bien plus qu’une réponse automatique.
Prendre une réservationDate, heure, couverts, nom, note : créée dans votre logiciel, aux créneaux réellement disponibles.
Modifier ou annulerLe client passe de 4 à 6, décale d'une heure ou annule : votre logiciel est mis à jour, la table est libérée.
Demander une empreinte bancaireHeep envoie le lien d'empreinte de votre logiciel, selon les règles que vous y avez réglées.
Rappeler la veilleUn message avant la réservation, au délai que vous choisissez. Le client confirme ou annule en un mot.
Relancer une réservation non finaliséeLien d'empreinte ouvert mais pas complété, question restée sans réponse : Heep relance le client.
Choisir la salle, proposer la liste d'attenteTerrasse, salle, service : respectés quand votre logiciel les gère. Service complet : inscription en liste d'attente, selon votre logiciel.
Une seule source de vérité : votre logiciel
Heep n'a pas de carnet de réservation à lui. Il lit le vôtre et y écrit. Une table prise par WhatsApp à 22 h apparaît dans Zenchef, SevenRooms ou votre logiciel comme si votre équipe l'avait saisie, avec le nom, les couverts et la note pour la cuisine. Vos règles de capacité et d'empreinte s'appliquent, parce que c'est votre logiciel qui les applique.
Rappels avant la réservation
La veille, ou au délai que vous choisissez, le client reçoit un message au nom de votre restaurant. Il confirme ou annule en un mot. S'il annule, la table est libérée dans votre logiciel et peut être redonnée. S'il ne répond pas, la réservation reste et votre équipe est prévenue.
Aucune demande ne reste sans suite
Un lien d'empreinte ouvert mais pas complété, une question restée sans réponse : Heep relance le client quelques minutes plus tard, puis vous signale ce qui n'a pas abouti. Vous décidez de rappeler ou de redonner la table.
Analytics · Réservations
Vous savez ce que Heep a réservé, quand, et ce que ça représente.
Chaque réservation écrite par Heep est comptée et rattachée à sa conversation. Vous voyez les créneaux demandés, les modifications et annulations traitées, et une estimation de revenu à partir de votre panier moyen.
318réservations écrites · 30 jours
1 142couverts réservés par message
57modifications et annulations écrites · 30 jours
12 560€de revenus estimés (panier moyen)
Copilot23 clients ont reçu un lien d'empreinte sans aller au bout. 15 ont finalisé après la relance. Les 8 autres sont dans votre inbox, prêts à être rappelés.
Demandes de réservation par heure30 jours
pics de servicereste de la journée
En toute transparence
Ce que Heep fait, et ce qu’il ne fait pas.
On préfère vous le dire avant la démo.
Écrit dans votre logiciel
- Nouvelle réservation avec date, heure, couverts, nom et note pour l'équipe
- Modification et annulation, table libérée dans votre logiciel
- Salle ou service demandé par le client, quand votre logiciel le gère
- Liste d'attente quand le service est complet, selon votre logiciel
- Empreinte bancaire par le lien de votre logiciel, selon vos règles
Chaque réservation apparaît dans votre inbox Heep avec une carte : ce que Heep a demandé à votre logiciel, ce que votre logiciel a répondu.
Ce que Heep ne fait pas
- Encaisser à l'avance. Heep envoie une empreinte bancaire, pas une demande de paiement.
- Confirmer une table sans logiciel de réservation. Heep qualifie la demande et la transmet à votre équipe.
- Passer outre vos règles. Capacité, fermeture, délai d'empreinte : Heep applique ce que dit votre logiciel.
Si votre logiciel refuse un créneau, Heep ne l'invente pas. Il propose une autre heure, la liste d'attente si elle existe, ou vous passe la main.
Votre façon de travailler
Heep s’adapte à votre restaurant, pas l’inverse.
Vos règles restent dans votre logiciel
Créneaux, capacités, conditions d'empreinte, politique d'annulation : rien à recopier dans Heep. Vous changez une règle dans votre logiciel, Heep l'applique à la prochaine demande.
Au-delà d'un seuil, c'est votre équipe
Vous indiquez à Heep le nombre de couverts à partir duquel il ne réserve plus seul. Au-dessus, la demande est qualifiée et transmise à la personne qui gère les groupes et privatisations.
Plusieurs adresses, une seule conversation
Si votre établissement est complet, Heep peut proposer une table dans un autre restaurant de votre groupe, avec ses propres disponibilités.
Questions fréquentes
Les questions qu’on nous pose le plus.
Avec quels logiciels de réservation Heep fonctionne-t-il ?
Zenchef, SevenRooms, TheFork, OpenTable, Resy, Guestonline, Resengo, Tock, Servme et Zomato. Heep lit les disponibilités et écrit les réservations dans le logiciel que vous utilisez déjà. Votre équipe continue de travailler dans son outil habituel. Si le vôtre n'est pas dans la liste, dites-le-nous lors de la démo.
Et si je n'ai pas de logiciel de réservation ?
Heep fonctionne quand même, mais il ne confirme pas de table seul. Il recueille la date, l'heure, le nombre de couverts, le nom et le numéro du client, puis transmet la demande à votre équipe, qui confirme. Le client sait que sa demande est prise en compte et par qui.
Heep peut-il réserver deux fois la même table ou inventer un créneau ?
Heep ne propose que ce que votre logiciel indique comme disponible, au moment de la demande, et revalide le créneau juste avant d'écrire la réservation. Il vérifie la date, le nom du convive et refuse de créer un doublon pour un même client. Si votre logiciel refuse, Heep propose une alternative ou vous passe la main.
Comment fonctionne l'empreinte bancaire ?
Heep envoie au client le lien d'empreinte généré par votre logiciel de réservation, dans la conversation. Les conditions (à partir de combien de couverts, quel délai, quel montant) sont celles que vous avez réglées dans votre logiciel. Heep n'encaisse rien à l'avance : une empreinte, pas un paiement. Si le client ouvre le lien sans aller au bout, Heep le relance.
Que se passe-t-il si le client ne répond pas au rappel de la veille ?
La réservation reste telle quelle dans votre logiciel. Heep libère la table uniquement quand le client annule explicitement. Sans réponse, la réservation est signalée dans votre inbox et votre équipe décide : rappeler, garder la table ou la redonner.
Que dois-je préparer côté logiciel ?
L'accès à votre logiciel (un compte avec l'API activée, fourni par l'éditeur ; pour SevenRooms, cet accès dépend de votre contrat et de votre région). Si vous utilisez Zen Call chez Zenchef, il faut le désactiver pour que vos clients ne reçoivent pas deux messages après un appel manqué. Nous faisons le raccordement avec vous.
Quels logiciels de réservation sont compatibles avec Heep ?
Zenchef, SevenRooms, TheFork, OpenTable, Resy, Guestonline, Resengo, Tock, Servme et Zomato. Heep consulte vos disponibilités et écrit la réservation directement dans votre logiciel, avec les règles de votre établissement : services, salles, taille des tables, empreinte bancaire si vous l'utilisez.
Chaque fiche de notre page Intégrations détaille les prérequis et ce que Heep fait exactement. Votre logiciel n'y figure pas ? Dites-le-nous : nous vous indiquerons honnêtement ce qui est possible.
Est-ce que Heep fonctionne sans logiciel de réservation ?
Oui. Sans logiciel connecté, Heep ne confirme pas de table lui-même : il qualifie la demande (date, heure, nombre de couverts, occasion, coordonnées) et la transmet à votre équipe, qui valide. Le client est prévenu qu'on lui revient.
C'est le fonctionnement habituel des lieux événementiels et des privatisations, où l'on travaille sur un agenda ou par e-mail. Avec un logiciel connecté, Heep réserve, modifie et annule en direct.
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Testez Heep avec votre restaurant.
Heep vous écrit sur WhatsApp comme il écrirait à vos clients, avec vos horaires et vos règles. Vous jugez sur pièce, puis vous démarrez quand vous voulez.
- 500 messages offerts, sans engagement
- Réservation écrite dans Zenchef, SevenRooms ou TheFork
- Notre équipe vous accompagne jusqu'à la mise en service