Un anniversaire de 25 personnes, un séminaire, une privatisation le samedi soir : Heep pose les bonnes questions au client, puis envoie un e-mail structuré à la personne qui décide chez vous. Date, nombre de convives, budget, formule : tout est déjà là.
La demande arrive par WhatsApp à 22 h, par Instagram un dimanche, par e-mail entre deux services. Il manque la date, ou le nombre, ou le budget. Votre équipe répond trois jours plus tard, avec trois questions. Le client a déjà signé avec un autre lieu.
Trois temps, aucun geste de votre équipe.
Vous fixez un seuil par établissement, 10 personnes par exemple. En dessous, Heep réserve dans votre logiciel. Au-dessus, ou dès qu'un client parle de privatisation, de séminaire ou d'événement, il passe en mode qualification.
Date et horaire, nombre de convives, occasion, budget par personne, formule souhaitée, coordonnées. Vous choisissez les questions ; Heep les pose dans la langue du client, sans insister et sans inventer de réponse.
Heep envoie un e-mail clair, champ par champ, à l'adresse ou au rôle que vous désignez, différent par établissement si besoin. Si vous le souhaitez, elle est aussi créée comme lead dans Salesforce ou HubSpot (connexion sur demande). Le client sait que votre équipe revient vers lui.
Voici à quoi ressemble une demande de privatisation traitée par Heep. Les prénoms et l'établissement sont fictifs, le déroulé est celui d'un échange réel.
Client · WhatsApp · 22 h 41 : Bonsoir, on serait une vingtaine pour un anniversaire, vous faites ça ?
Heep : Bonsoir Camille, avec plaisir. Pour transmettre votre demande à notre équipe, j'ai besoin de quelques précisions. Quelle date et quel horaire aviez-vous en tête ?
Client : Le samedi 18 octobre, le soir. On sera 22, peut-être 24.
Heep : C'est noté : samedi 18 octobre au dîner, 22 à 24 personnes. Avez-vous un budget par personne en tête, boissons comprises ou non ?
Client : Autour de 60 € sans les boissons. Et on aimerait un coin un peu à part si possible.
Heep : Parfait. Je transmets tout cela à Julien, notre responsable des événements. Il vous recontacte pour la proposition de menu et la disponibilité de l'espace privé. Bonne soirée Camille.
Dans la foulée, Julien reçoit un e-mail au titre clair, « Demande de groupe · 22-24 pers. · sam. 18 oct. dîner », avec chaque information sur sa ligne : date, horaire, nombre, occasion, budget, souhait d'espace privé, prénom et numéro du client, lien vers la conversation. Il n'a plus qu'à rappeler.
Sous votre seuil, rien de tout cela : un groupe de 8 le mardi midi est réservé directement dans votre logiciel, comme n'importe quelle table.
Chaque demande transmise reste une conversation dans votre inbox Heep, avec son fil complet et le nom de la personne qui l'a reprise. Le tableau de bord vous montre les conversations reprises par votre équipe et les réservations écrites par Heep dans votre logiciel, avec leur nombre de couverts.
On préfère vous le dire avant la démo.
Sous votre seuil, Heep prend la réservation de groupe comme n'importe quelle table, écrite dans votre logiciel.
Heep prépare le terrain. La décision d'accepter un groupe, de bloquer une salle ou de proposer un menu revient toujours à votre équipe.
8 personnes dans un bistrot de 30 couverts, 20 dans une brasserie, aucun seuil dans un lieu qui ne fait que de l'événementiel : chaque établissement a sa règle, modifiable en une phrase.
Le responsable de salle pour un établissement, le commercial du groupe pour un autre, une adresse événementiel partagée : vous désignez qui reçoit quoi.
Vous dictez la liste des questions et la manière de les poser, en français, dans Heep Copilot. Menu imposé au-delà de 15, salle privée disponible le midi seulement : Heep applique vos règles.
Par le nombre de personnes annoncé, comparé au seuil que vous fixez pour chaque établissement, et par les mots du client : privatisation, séminaire, anniversaire, mariage, repas d'entreprise. Quel que soit le canal, WhatsApp, Instagram, Messenger, e-mail ou message envoyé après un appel manqué, Heep bascule alors sur vos questions de qualification plutôt que sur une réservation classique.
Par défaut : date et horaire souhaités, nombre de convives, occasion, budget par personne, formule ou menu envisagé, nom et coordonnées. Vous ajoutez ou retirez des questions selon vos besoins, par exemple les allergies ou le besoin d'un espace privé. Si le client ne sait pas encore, Heep le note tel quel : il n'invente jamais une réponse.
Dans un e-mail champ par champ, envoyé à l'adresse ou au rôle que vous avez choisi pour cet établissement. La conversation complète reste visible dans votre inbox Heep, sur le web et dans l'app mobile, et votre équipe peut y reprendre la main à tout moment. Si vous travaillez avec Salesforce ou HubSpot, la demande peut aussi être créée comme lead dans votre CRM.
Non. Heep qualifie et transmet ; il ne fixe pas de prix, ne négocie pas et ne confirme pas une privatisation à votre place. Il ne demande pas non plus de prépaiement ni d'acompte. Le client est informé que votre équipe revient vers lui, et Heep continue de répondre à ses questions courantes en attendant.
C'est une mise en place sur demande, réalisée par l'équipe Heep avec vous : une fois l'accès configuré, chaque demande qualifiée crée un lead avec les informations recueillies. Aucun réglage en libre-service pour l'instant. Vous utilisez un autre CRM ? Parlons-en en démo, nous vous dirons honnêtement ce qui est possible.
Oui. Beaucoup de lieux événementiels n'ont pas de Zenchef ou de SevenRooms : Heep qualifie la demande et l'envoie à votre équipe par e-mail, exactement de la même façon. Le logiciel de réservation ne sert que pour les groupes sous votre seuil, que Heep réserve seul.
Pour les demandes de groupes et de privatisations, Heep pose les bonnes questions (date, nombre de personnes, budget, type d'événement) puis envoie un e-mail structuré à votre commercial. Aucune ressaisie.
La création automatique du lead dans Salesforce ou HubSpot se met en place sur demande, avec notre équipe. Parlez-en en démo : nous vous dirons ce qui est faisable pour votre configuration.
Heep vous écrit sur WhatsApp comme il écrirait à vos clients, avec vos horaires et vos règles. Vous jugez sur pièce, puis vous démarrez quand vous voulez.